Depois de mais um ano de grande incerteza e em que adaptação e resiliência foram as palavras de ordem, a primeira prioridade é ter uma visão clara do estado do negócio. Seja a nível de saúde financeira, seja a nível de resultados a diferentes níveis. Com tantos ajustes que foi necessário fazer, não é difícil perder a noção exata de como está o nosso negócio e como ele evoluiu ao longo do ano. E é por isso que uma análise objetiva é fundamental - para o bom, e para o menos bom.

É a objetividade que ganhamos quando fazemos um balanço do ano que nos vai permitir planear o ano seguinte de forma estruturada e realista. Quando conhecemos bem as necessidades do nosso negócio (aquilo que realmente ele precisa e não só aquilo que nós achamos que precisa), conseguimos planear adequadamente - e até prever alguma margem de manobra para adaptações, que sabemos ser tão necessária nos dias de hoje.

Começamos?

Balanço contabilístico

Em primeiro lugar é necessário avaliar contabilisticamente a situação do negócio. É aqui que entra a figura do balanço: “O balanço representa a situação patrimonial da empresa (activos, dívida e capital) num determinado momento de tempo”. É uma ferramenta contabilística e de gestão que demonstra toda a situação financeira de uma empresa ou negócio.

O balanço faz-se de acordo com a seguinte fórmula:

Ativo = Capital Próprio + Passivo

Ou seja, para um balanço estar certo, é preciso que o valor do Ativo seja igual ao Capital Próprio mais o Passivo.

Explicando com mais detalhe:

• Ativo inclui tudo o que a empresa detém e pode ser convertido em dinheiro. Por exemplo, falamos de instalações (imobiliário), equipamentos, mobiliário, mercadorias, automóveis, etc.

• Passivo são todas as dívidas ou obrigações ao exterior. Por exemplo, falamos de contas a pagar ou financiamentos obtidos.

• Capital Próprio é o valor líquido do património de uma empresa. Por exemplo, falamos de capital social ou lucros.

  Quando fazemos esta análise tão importante, conseguimos perceber quais são realmente os lucros de um negócio e, muito importante, se os ativos são capazes de absorver os passivos e, assim, fazer face às obrigações do negócio caso ocorra algo inesperado.

  Quando se faz um balanço anual ao património da empresa (a 31 de dezembro), estamos perante um balanço patrimonial.

  É importante perceber que, sendo o balanço um mecanismo de grande importância para as empresas, também os profissionais independentes ou ENI ganham em fazer um exercício semelhante à sua atividade. Aliás, nestes formatos em que o pessoal e profissional com tanta facilidade se misturam é essencial ter uma real visão do que comporta a atividade profissional, com clareza e diferenciação.

  Retrospectiva e avaliação de resultados

  Porque metas avalias o teu negócio? O teu foco está no número de vendas? Ou, talvez, no rendimento obtido? Se calhar, mais precisamente naquilo que te ficou de lucro? No número de clientes que regressam? Ou naqueles que vêm por recomendação? Talvez te foques no crescimento digital que o teu negócio foi tendo?

  Sabendo que a saúde financeira de um negócio é essencial para o mesmo, esta não é nem deve ser a única métrica pela qual se avalia o sucesso do mesmo. Assim, é importante que saibas exatamente quais são os dados que vais recolher e essencial que consigas identificar quais destes são os mais importantes para ti. Mesmo com o tanto que é comum, cada empreendedor deve definir quais as métricas mais importantes - a cada fase do negócio.

  Identificadas as métricas mais relevantes, como se saiu o teu negócio nestas métricas no ano que termina? O que mais influenciou esses resultados? 

  Aceitando que há um conjunto de fatores que não conseguimos controlar - e que, na verdade, mal conseguimos influenciar - chega o momento de identificar os principais desafios e oportunidades que o ano trouxe, se foram externos ou internos ao negócio e como impactaram os resultados.

  No final de contas, o que planeaste/desejaste no início do ano concretizou-se? Se sim, como? Se não, porquê? É no final do ano que, olhando para os resultados do balanço, analisando as métricas e fazendo estas importantes reflexões, vamos perceber as aprendizagens mais importantes a retirar e levar para o futuro.

  Definição de metas e objetivos para o ano seguinte

  Feito o balanço, concluindo a retrospectiva sobre o ano que termina, estamos agora prontos para olhar para a frente e planear o ano que se segue.

  Aqui, voltamos às questões importantes: quais são os principais objetivos para o ano que se inicia? Queremos crescer exponencialmente o negócio ou trabalhar para encontrar estabilidade? Planeamos lançar novos produtos e ofertas ou melhorar os que temos? É altura de aumentar a equipa ou consolidar o trabalho com prestadores de serviços? Vamos procurar novas geografias ou crescer naquelas em que já nos encontramos…

  Ao percebermos os grandes objetivos para o nosso negócio - e que, por muita inspiração que possamos retirar de outros, são individuais e muito próprios da nossa realidade - vamos conseguir definir metas. Estas metas, realistas e ambiciosas apoiadas nas métricas que definimos como as mais importantes para o negócio, vão permitir a organização do trabalho e das prioridades de forma mais facilmente mensurável.

  Sabendo que a definição de objetivos e metas é um exercício que pode ser um pouco assustador, recomendamos pensar em objetivos SMART que permitem criar objetivos claros e eficazes, retirando a subjetividade que muitas vezes dificulta a avaliação.

  SMART é a sigla em inglês para Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound, ou seja, Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes, Com Prazo.

  Detalhando:

  • Específico - claro e objetivo quanto ao propósito, permite melhor definição e criação de mecanismos de avaliação.
  • Mensurável - há formas definidas de medir o resultado e avaliar se o objetivo está a ser devidamente atingido.
  • Alcançável -  aquilo que se define tem que ser possível para que seja motivador e não nos faça desistir antes até de iniciar o caminho.
  • Relevante -  que contribui diretamente e de forma clara para o sucesso do negócio e não é apenas um objetivo de vaidade ou, mais perigosamente, que desvia a atenção do propósito.
  • Com prazo - há um período de tempo delimitado e conhecido à partida, que permite orientar o trabalho.

  Assim, um objetivo SMART para um negócio poderá ser, por exemplo, “aumentar o volume de vendas em 50% em 2022, sendo que metade desse valor deverá ser através de clientes novos”, ao invés de, “vender mais”.

  Plano de acção

  Definir metas e objetivos é essencial para o crescimento de qualquer negócio. No entanto, sem um plano de acção corremos o risco de se transformarem naquelas resoluções de Ano Novo que, no final de Janeiro, já quase ninguém cumpre, muitos não se lembram e, para quase todos, são fonte de frustração.

  Com a definição de objetivos SMART, que podem e devem ser repartidos em metas específicas e de curta duração, o caminho para ter um plano de acção já está começado.

  Primeiro pensamos naquilo que pretendemos para o nosso negócio para o próximo ano. De seguida, definimos metas trimestrais ou mensais que nos permitem ir trabalhando os objetivos em diferentes vertentes e medindo a evolução mais de perto para conseguirmos reverter o que não está a funcionar ou potenciar o que corre melhor. E como é que trazemos essas metas para o dia a dia? Organizando o nosso trabalho (as nossas listas de tarefas) tendo em atenção essas mesmas metas e objetivos. 

  As estratégias de organização quotidiana são muito pessoais e, se têm um sistema que funciona, não recomendámos alterar. No entanto, é sempre importante ter em atenção alguns pontos:

  • Estamos a garantir que focamos a nossa maior energia naquilo que é importante? Ou seja, aquilo em que estamos a focar a nossa energia contribui diretamente para cumprir os objetivos definidos ou estamos a deixar-nos distrair?
  • No meio de tantas tarefas e afazeres, estamos a guardar tempo na nossa agenda para refletir sobre o nosso negócio? Para avaliar métricas e resultados? 

  Sabendo que o empreendedor precisa de se desdobrar em diferentes áreas, é muito importante refletirmos regularmente se as oportunidades que estamos a aproveitar trazem frutos para o nosso negócio - e as avaliarmos com números. Por outro lado, também pela necessidade de foco em diferentes assuntos, é regular não avaliarmos as diferentes iniciativas ou áreas de negócio para percebermos se precisam de ajustes. 

  Como fazer? Guardar religiosamente algumas horas por semana para planeamento e obtenção de dados e conjugar com reflexões mensais ou trimestrais sobre resultados - trabalho que pode ser feito individualmente, em equipa ou com o apoio de profissionais porque os empreendedores da Expansão nunca estão sozinhos!